Üniversite Süreç Çalışmalar​ı ve Birim Uygulamala​rı Ekleme Hakkında Duyuru

               Bilindiği üzere üniversitemiz iç kontrol çalışmaları kapsamında yapılması öngörülen Süreç Tanımları, Süreç Akış Şemaları çalışmalarına esas olmak üzere otomasyon üzerinden birimlerimizce yapılan iş süreçlerine ilişkin “Üniversite Uygulama Listesi” oluşturma çalışmaları ağustos ayı içerisinde tamamlanmıştı. Otomasyona girilen veriler yapılan toplantılar sonucunda konsolide edilmiş bulunmaktadır. Bu nedenle tüm birimlerimizce yapılan iş ve işlemlere ilişkin uygulamaların İç Kontrol Sistemi Otomasyonunda “Süreç Tanımları” başlığı altında yer alan “Birime Uygulama Ekle” seçeneğinden birim adına kayıt edilmesi gerekmektedir.

 

Seçilecek uygulamaların belirlenmesinde aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir;

  • Birimler birim bünyesinde gerçekleştirilen tüm iş ve işlemlere ilişkin uygulamaları seçmelidir.
  • Uygulamalar birime özel olarak oluşturulmamıştır. Bir uygulama birden fazla birim tarafından seçilebilir. Örneğin, Öğrenci Kayıt ve Kabul işlemi hem tüm akademik birimler tarafından hem de Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından seçilebilir.
  • Hatasız seçim yapmak için uygulamaları yürüten birimlerden bilgi alınması yararlı olur. (Örneğin, akademik bir birimimiz Öğrenci İşlemleri Süreciyle ilgili uygulamalarını belirlerken birimindeki Öğrenci İşleri Bürosuyla belirleme çalışması yapabilir.)
  • Seçilecek uygulamaların bağlı olduğu Anasüreç ve Altsüreçler otomatik olarak birime tanımlanacaktır. Onlar için ayrıca bir işlem yapılmasına gerek yoktur.
  • İç Denetim Birimimiz birim bazlı uygulama listelerini İç Denetim Koordinasyon Kuruluna göndereceği için, birimlerimiz uygulama belirleme işlemlerini, 13.10.2014 Pazartesi günü mesai bitimine kadar tamamlamalıdır.
  • Üniversitemiz İç Kontrol Otomasyonunun bulunduğu bilgi işlem sunucularımızda, bekleme durumunda zaman aşım süresi 24 dakikaya ayarlı olması sebebiyle, birimlerimiz “Birime Uygulama Ekle” ekranında bu süreyi aşma ihtimaline karşın uygulamalarını belirli aralıklarla kaydederek tekrar “Birime Uygulama Ekle” sayfasını açarak işlemlerine kaldığı yerden devam edebilirler. Kaydetmeden zamanaşımına uğranması durumunda seçimlerinizi tekrar baştan yapmanız gerekecektir.
  • Üniversitemiz Ziraat Fakültesince seçilen süreç ve uygulamalar örnek olarak duyuruya eklenmiştir.

 

Bilgilerinizi ve gereğini arz ederiz.

 

Ziraat Fakültesince seçilen örnek uygulamalar için tıklayınız.